Reportes: mide lo que importa sin abrir Excel#

ConvertCore AI te da los datos que necesitas para entender qué pasa en tu negocio sin que tengas que armar pivot tables. Los reportes son simples, accionables, y se exportan en CSV o PDF si necesitas compartir.

Esta guía cubre los reportes preset, los dashboards customizables, y cuándo usar cada uno.

El módulo#

Reportes en el sidebar tiene tres secciones:

1. Reportes preset: vistas pre-armadas para los KPIs más comunes (citas, pipeline, forms, workflows).
2. Dashboards customizables: combinas widgets a tu medida en una sola pantalla.
3. Reportes custom (legacy): queries hechas en código, en transición a dashboards.

Paso 1. Reportes preset#

Cuatro categorías. Las cuatro tienen el mismo comportamiento: eliges rango de fecha, ves los KPIs, exportas si quieres.

1.1 Citas (Appointments)#

Reportes → Citas.

KPIs:

• Total citas creadas en el rango.
• Citas completadas (cliente vino).
• Citas no-show (cliente no vino).
• Citas canceladas (por cliente o por staff).
• Tasa de no-show = no-show / completadas + no-show. Métrica clave para spas y clínicas.
• Distribución por staff: cuántas tomó cada profesional.
• Distribución por categoría: faciales vs corporales vs valoraciones.
• Heatmap horarios: qué franjas son más demandadas.

Casos de uso:

• "¿Quién está sub-agendado este mes?" — distribución por staff.
• "¿En qué franjas debo abrir más cupos?" — heatmap.
• "¿Subió el no-show?" — tasa últimas 4 semanas.

1.2 Pipeline#

Reportes → Pipeline.

KPIs:

• Deals creados en el rango.
• Deals ganados (cerrados como ganados).
• Deals perdidos.
• Tasa de conversión = ganados / (ganados + perdidos).
• Valor agregado de deals abiertos (total $ en pipeline activo).
• Valor cerrado en el rango.
• Tiempo promedio en cada etapa (cuánto tarda un deal en pasar de Lead a Calificado, etc.).
• Razones de pérdida (gráfico): por qué se cierran como perdidos.

Casos de uso:

• "¿Cuál es mi velocidad de cierre?" — tiempo en etapas.
• "¿Por qué pierdo deals?" — razones de pérdida.
• "¿Cuánto vale mi pipeline ahora mismo?" — valor agregado.

1.3 Formularios#

Reportes → Formularios.

KPIs:

• Total submissions por formulario.
• Tasa de conversión (si embebes el form con tracking de impresiones).
• Fuentes de tráfico (UTM, referrer).
• Distribución por hora del día / día de la semana.
• Top valores en campos dropdown (ej. para "¿Cómo nos conociste?", el top responses).

Casos de uso:

• "¿Cuál form convierte mejor?" — comparar tasas.
• "¿De dónde viene mi mejor lead?" — UTM tracking.

1.4 Workflows#

Reportes → Workflows.

KPIs:

• Total disparos por workflow.
• Tasa de éxito (acciones completadas vs falladas).
• Acciones más usadas (qué acciones disparan más entre todos los workflows).
• Errores frecuentes (causas top de fallo).
• Tiempo promedio de ejecución end-to-end.

Casos de uso:

• "¿Mi workflow de recordatorio está fallando?" — tasa de éxito.
• "¿Qué workflows usan más SMS?" — para optimizar costos.

Paso 2. Filtros y rangos de fecha#

Cada reporte tiene barra arriba con:

• Rango de fecha: presets (hoy, ayer, últimos 7 días, últimos 30, este mes, mes pasado, este trimestre, este año, custom).
• Comparar con periodo anterior: muestra delta vs el periodo equivalente anterior. "Last 30 days vs prior 30 days" — útil para ver si vas mejor o peor.
• Filtros adicionales según reporte: por staff, por categoría, por pipeline, por form, etc.

Los filtros se aplican en cascada: cambias rango → todo el reporte se actualiza al instante.

Paso 3. Exportar#

Cualquier reporte se exporta:

• CSV: para abrir en Excel/Sheets, hacer pivots adicionales o subir a otro sistema.
• PDF: snapshot visual con los gráficos. Útil para mandar al jefe, al socio o al cliente (si eres agencia).

Botón "Exportar" arriba a la derecha → eliges formato → descarga.

El CSV exporta datos brutos de la tabla principal. El PDF exporta visual completo con gráficos y headers.

Paso 4. Dashboards customizables#

Reportes → Dashboards.

Un dashboard es una pantalla con varios widgets que armas a tu gusto. Útil cuando los reportes preset no cubren la combinación que tú necesitas.

Crear un dashboard#

1. Dashboards → Nuevo dashboard.
2. Nombre (ej. Métrica diaria del owner, Performance por staff).
3. Drag-and-drop widgets desde la paleta.
4. Configura cada widget: tipo de KPI, rango de fecha, filtros.
5. Guardar.

Tipos de widget#

• Big number (un KPI grande con delta): "Citas completadas: 142 (+12% vs mes pasado)".
• Time series (gráfico de línea): evolución de un KPI día por día.
• Bar chart: distribución por categoría (citas por staff, deals por etapa).
• Funnel (embudo): visualiza pipeline desde Lead hasta Ganado.
• Heatmap: día x hora, cuándo pasa más actividad.
• Tabla: lista de items con columnas (top contactos, top fuentes).

Compartir dashboards#

• Privado (default): solo tú lo ves.
• Workspace: todos los miembros con permiso de Reportes lo ven.
• Link público read-only (Pro+): URL que puedes compartir con un cliente externo (sin que entre al workspace).

Dashboards recomendados#

Owner diario (5 widgets):

• Citas para hoy.
• Tareas pendientes.
• Deals abiertos > $1.000.
• Mensajes no respondidos en Conversaciones.
• KPI tasa de no-show últimos 30 días.

Performance del equipo (4 widgets):

• Citas atendidas por staff (últimos 30 días).
• Deals ganados por owner.
• Velocidad media de respuesta a conversaciones.
• Tasa de no-show por staff (para detectar quien tiene problemas).

Comercial (4 widgets):

• Pipeline activo (valor por etapa).
• Velocidad de cierre.
• Tasa de conversión por fuente.
• Top 5 deals abiertos.

Paso 5. Reportes recurrentes por correo (Pro+)#

Reportes → [reporte] → Programar envío recurrente.

Configuras:

• Frecuencia: diaria, semanal (eliges día), mensual (eliges fecha).
• Hora.
• Destinatarios: emails (no necesitan ser miembros del workspace).
• Formato: PDF embebido o link al dashboard.

Útil para mandar el reporte semanal al socio, al cliente, al consejo. Llega al inbox sin que tengas que hacer nada.

Paso 6. Reportes específicos para un cliente / período#

Si una vez al mes alguien te pide "el reporte de marzo":

1. Vas al reporte preset relevante.
2. Filtras al rango "marzo".
3. Filtros adicionales si aplica (ej. solo cierto staff).
4. Exportas a PDF.
5. Mandas.

Si lo haces seguido para el mismo periodo, programa el reporte recurrente.

Errores frecuentes#

"Los números no me cuadran con lo que veo en Calendar." Verifica el rango de fecha del reporte. Si miras "hoy" y son las 9 AM, las citas de la tarde no están completadas todavía. Lo que el reporte cuenta como "completada" es una cita pasada cuyo staff no la marcó como no-show.

"La tasa de no-show me sale 0% y sé que tengo no-shows." Tu equipo no está marcando las citas como no-show en el calendar. Educa al staff: cuando un cliente no llega, marca la cita como no-show en lugar de cancelarla. La diferencia importa para reportes.

"Exporté a PDF y los gráficos se ven mal." El PDF se genera al servidor con headless Chrome. Si tienes muchas series o textos largos, puede recortarse. Trata de simplificar el dashboard antes de exportar (menos widgets por página).

"Configuré reporte recurrente y no llega." Verifica Settings → Workspace → Email outbound — el sender de email tiene que estar configurado. Si no, ConvertCore no puede mandar el reporte.

"Quiero un KPI que no aparece en preset ni en widgets." Hoy los reportes cubren los KPIs comunes. Si necesitas algo muy específico, exporta CSV de los datos relevantes y arma en Sheets. O escríbenos en contact — si lo piden 5+ clientes, lo agregamos.

"Mi dashboard tarda en cargar." Demasiados widgets con queries pesadas. Reduce a 6-8 widgets. O usa rangos de fecha más cortos.

Próximos pasos#

• Si recién empiezas, mira primero los preset de Citas y Pipeline — son los que dan más insight rápido.
• Cuando entiendas tus métricas, arma dashboard del owner con 5 widgets críticos.
• Si tienes Pro o Scale, programa el reporte semanal por correo para no abrir el dashboard cada lunes.

Lectura combinada con otros módulos#

• Para entender por qué un KPI cambió, cruza con pipeline o contactos según sea el caso.
• Si tu tasa de no-show es alta, mejora tus workflows de recordatorio.
• Si una fuente convierte mejor, mete más leads de ese canal vía formularios.