Contactos: importar, organizar y mantener limpia tu base#

El módulo de Contactos es la base sobre la que descansa todo lo demás: las citas, los deals, las comunicaciones, los workflows. Si tu base de contactos está desordenada, todo lo demás se desordena con ella.

Esta guía te muestra cómo dejarla limpia desde el día uno y mantenerla así.

El modelo de un contacto#

Cada contacto en ConvertCore AI tiene:

• Campos estándar: nombre, apellido, email, teléfono, fuente, fecha de creación.
• Tags: etiquetas libres que tú defines (ej. vip, lead-frio, cumpleaños-mayo).
• Custom fields: campos propios de tu negocio (ej. para un spa: tipo de piel, preferencias; para un dentista: tratamiento actual, seguro médico).
• Notas: texto largo, time-stamped, con autor.
• Timeline de actividad: todo lo que pasó con esa persona — citas, mensajes, formularios enviados, cambios de tag, deals asociados.
• Owner asignado: el miembro del equipo responsable de ese contacto.

Paso 1. Importar contactos por CSV#

Contactos → Importar → Subir CSV.

Formato del CSV#

El CSV puede tener cualquier orden de columnas — ConvertCore te muestra un wizard donde mapeas. Lo recomendado es:

email,first_name,last_name,phone,tags,source,custom_field_1,custom_field_2,notes
maria@example.com,María,Pérez,+593987654321,"vip,facial",widget,Mixta,Alergia perfumes,Cliente desde 2024

Reglas que ConvertCore aplica al importar:

• Email es obligatorio O teléfono es obligatorio. Sin uno de los dos, la fila se rechaza.
• Email se deduplica automáticamente. Si subes un CSV con maria@example.com que ya existe, el contacto se actualiza, no se duplica. Los tags se suman, los campos se sobrescriben con los del CSV.
• Tags pueden venir en una sola celda separados por coma ("vip,facial,promocion-julio"). ConvertCore los splittea.
• Phone se normaliza al formato E.164 (+593987654321). Si subes 0987654321, ConvertCore intenta inferir el código de país por la zona horaria del workspace, pero es mejor que tu CSV ya traiga el +.
• Custom fields: si tu CSV trae una columna que no existe como custom field, el wizard te ofrece crearla al vuelo.

Mapeo paso a paso#

1. Sube el CSV. ConvertCore detecta las columnas.
2. Para cada columna del CSV, elige a qué campo de ConvertCore mapea (o "ignorar").
3. Si encuentra columnas que parecen custom fields, te pregunta si las quieres crear.
4. Confirmas.
5. La importación corre en background. Puedes seguir trabajando.

Cuando termina, te muestra un resumen:

• ✅ Importados: 1,234
• 🔄 Actualizados (duplicados): 56
• ❌ Rechazados: 12 (descarga CSV con errores para revisar)

Antes de importar, limpia tu CSV#

Esto te ahorra horas después:

• Borra filas vacías o con email genérico tipo noreply@.
• Elimina contactos viejos sin actividad en 12+ meses si no los vas a usar.
• Estandariza tags: si tienes vip, VIP, Vip, déjalos en uno solo.
• Corrige teléfonos al formato +CCNNNNNNNNN.
• Decide qué columnas son custom fields y cuáles son ruido. No importes cada metadata vieja de tu CRM anterior.

Si vienes de GoHighLevel, el detalle del export está en Migrar desde GoHighLevel.

Paso 2. Crear contactos manualmente#

Contactos → Nuevo contacto.

Llena email o teléfono (uno de los dos), nombre, apellido. El resto es opcional. Pulsa Guardar.

Atajo de teclado: n desde la página de Contactos abre el modal de nuevo contacto.

Para crear un contacto rápido durante una llamada, usa ⌘K → "Nuevo contacto" desde cualquier página.

Paso 3. Tags: el sistema de organización primario#

Los tags son la forma más simple y poderosa de segmentar. Reglas que funcionan:

Cómo nombrarlos#

• Minúsculas, con guión-medio entre palabras: lead-frio, cumple-mayo, cliente-vip.
• Prefijo cuando hay familia: categoria:facial, categoria:corporal se ordenan juntos en filtros.
• Cortos: si lo dices en voz alta y son más de 3 palabras, ya es muy largo.

Tags manuales vs automáticos#

• Manuales: los aplicas tú desde la ficha del contacto o desde la lista (selección múltiple → "Aplicar tag").
• Automáticos: los aplica un workflow. Ejemplo: cuando alguien envía el formulario valoración inicial, se le aplica el tag lead-valoracion-pendiente automáticamente.

ConvertCore no distingue visualmente entre uno y otro — son el mismo objeto. La diferencia es quién los pone.

Crear un tag#

Settings → Tags → Nuevo tag. Defines nombre y color. El color sirve para filtros visuales. Solo el owner y los admin pueden crear tags nuevos; los staff solo aplican los que ya existen.

No abuses. Si tienes 80 tags, ningún miembro del equipo se acuerda. Apunta a tener 15-25 tags útiles.

Paso 4. Custom fields: lo que tu negocio sí necesita guardar#

Para cosas estructuradas que se repiten en cada contacto. Ejemplos por industria:

Tipos de custom field#

• Texto corto (string): nombre, ciudad.
• Texto largo: notas estructuradas.
• Número: edad, presupuesto.
• Fecha: cumpleaños, fecha de inicio de tratamiento.
• Dropdown: lista cerrada de opciones (tipo-de-piel: Mixta / Grasa / Seca / Sensible).
• Checkbox: sí/no.
• Multi-select: varios valores de una lista (preferencias: aromaterapia, masaje suave, música clásica).

Crearlo#

Settings → Workspace → Custom fields → Nuevo. Defines:

• Nombre (público) y slug (técnico, se autogenera).
• Tipo de campo.
• Si es dropdown/multi-select: las opciones.
• Si es obligatorio al crear contacto (úsalo con cuidado — bloquea el flujo).

Filtrar y buscar por custom field#

En la lista de Contactos, los custom fields aparecen como filtros disponibles. Útil para "todos los clientes con tipo-de-piel = Mixta y preferencias incluyen aromaterapia".

Paso 5. Búsqueda y filtros#

Búsqueda rápida con ⌘K#

Desde cualquier página, ⌘K abre el command palette. Escribes el nombre, email o teléfono → resultados aparecen al instante. Click → vas directo a la ficha.

Filtros combinados en la lista#

Contactos → Filtros. Combinas:

• Tags (incluye / excluye).
• Custom fields (igual a, distinto de, contiene, mayor que, etc.).
• Última actividad (rango de fechas).
• Owner asignado.
• Tiene email / tiene teléfono / tiene cita futura.

Los filtros se combinan con AND. Ejemplo: tag:vip AND tag:facial AND ultima-cita < 60 dias.

Guardar un filtro#

Cuando armes un filtro útil, Guardar como vista. Le pones nombre (VIPs sin contacto en 60 días) y aparece en el sidebar de Contactos para acceso rápido.

Vistas guardadas son privadas por miembro. Si quieres compartir una vista con todo el equipo, márcala como Vista de workspace al guardar (solo owner/admin pueden hacerlo).

Paso 6. Detectar y fusionar duplicados#

Aunque el import deduplica por email, los duplicados aparecen cuando:

• Un cliente da un email distinto en el widget que en otra plataforma.
• El recepcionista crea un contacto sin chequear si existía.
• Importas dos CSV de fuentes distintas.

Contactos → Herramientas → Duplicados detectados. ConvertCore te muestra grupos sospechosos basados en:

• Mismo teléfono.
• Mismo nombre + mismo apellido (warning, no certain match).
• Email muy similar (typo).

Por cada grupo eliges:

• Fusionar todos en uno (eliges cuál es el "canonical" — suele ser el más completo).
• Marcar como distintos (si son personas con nombre similar pero distintas).

Al fusionar, ConvertCore preserva: tags de todos, notas de todos, timeline combinado, deals y citas de todos. Pierdes las copias.

Esto es irreversible. Antes de fusionar 100+ contactos, exporta un backup CSV.

Paso 7. Timeline de actividad#

Cada contacto tiene un timeline en su ficha. Te muestra en orden cronológico:

• Citas (creadas, movidas, canceladas, completadas).
• Mensajes enviados y recibidos por cada canal.
• Formularios que envió.
• Tags agregados o removidos (con el actor: manual por X o workflow Y).
• Deals creados o movidos de etapa.
• Notas que tu equipo dejó.

Útil cuando un cliente llama y necesitas contexto rápido: abres su ficha → timeline → entiendes en 10 segundos.

Filtrar el timeline#

Desde la ficha → filtros sobre el timeline → "solo mensajes", "solo citas", "solo cambios de tag".

Paso 8. Exportar#

Contactos → Exportar. Opciones:

• Todos los contactos del workspace.
• Resultado del filtro actual (lo más útil).
• Selección manual de contactos marcados.

Salida en CSV con columnas estándar + custom fields. Puedes elegir qué columnas incluir.

Útil para respaldo, para mandar una lista a un proveedor de email externo, para análisis en Excel.

Asignar owner a un contacto#

Cada contacto puede tener un owner (miembro del equipo responsable). Por defecto, owner es quien creó el contacto. Cambias en la ficha → "Owner: [nombre]".

Útil para:

• Distribuir leads entre comerciales.
• Saber a quién preguntar sobre un cliente concreto.
• Workflows que asignan automáticamente (ej. "todos los leads con tag madrid van a María").

Errores frecuentes#

"Importé 500 contactos pero solo entran 487." Los 13 que faltan están en el CSV de errores que se descarga al final. La razón más común: email mal formado o teléfono que no se pudo normalizar.

"Mi tag no aparece al filtrar." Confirma que el tag existe en Settings → Tags. Tags vacíos (sin contactos asignados) sí deberían aparecer pero a veces se ocultan en el filtro inteligente. Si el tag tiene 0 contactos, no es útil para filtrar de todas formas.

"Borré un contacto por error." ConvertCore guarda los contactos borrados durante 30 días en Contactos → Papelera. Click → Restaurar. Después de 30 días se borran definitivamente.

"¿Puedo dar de baja a alguien sin borrarlo?" Sí, usa el tag unsubscribed o un campo custom permite-marketing: false. ConvertCore respeta automáticamente: los workflows que envían marketing skipean a contactos con ese flag.

"Tengo un contacto con dos emails." ConvertCore solo guarda un email principal. Pon los secundarios en un custom field email-alternativo.

"Quiero subir 50,000 contactos de golpe." Sin problema. La importación corre en background y puede tardar 15-30 min en volúmenes grandes. Vas a recibir un correo cuando termine.

Próximos pasos#

• Conecta los contactos a Pipelines y deals si vendes algo con ciclo largo.
• Crea formularios para captar contactos automáticamente.
• Configura workflows que disparen acciones según tags.
• Si vienes de otro CRM, ya conoces el módulo central: el resto se monta sobre esto.